VPRAŠANJE: Občasno moram pri vpisu elektronskega naslova označiti, ali gre za zasebni ali službeni naslov. Zanima me, kakšna naj bi bila pravzaprav razlika med zasebnim in službenim elektronskim naslovom.
ODGOVOR: Na prvi pogled gre v obeh primerih za bolj ali manj isto zadevo in tudi tehnično gledano sta taka naslova ekvivalentna. V obeh primerih gre za elektronski naslov, na katerega prihaja naša pošta, ki jo beremo prek spletne pošte ali pa prek vmesnika za pošto na naši napravi. Razlika je bolj »vsebinske« narave.
Elektronski naslovi, ki veljajo za službene, imajo večjo težo oziroma večjo kredibilnost. Znano je, da za temi naslovi stoji neka organizacija, ki elektronskega naslova ne dodeli komurkoli, in tudi to, da je osebno ime v tem naslovu zanesljivo pravo. Če, denimo, dobimo elektronsko pošto z naslova »pepe.polenta@gov.si«, lahko iz tega sklepamo, da nam je pisal gospod Pepe Polenta, ki je zaposlen v državni upravi in se nam ni treba spraševati, ali gre morebiti za elektronski naslov nekoga, ki si je nadel zanimiv vzdevek. Podobno velja tudi za uradne elektronske naslove, ki niso vezani na določeno osebo, denimo naslov »tajnistvo@ime-neke-sole.si«. Če pa gre za naslove, ki se po navadi končajo z generično vrhnjo domeno ».com« (npr. nekaj@gmail.com, nekaj@yahoo.com …), pa lahko z veliko verjetnostjo sklepamo, da gre za zasebni elektronski naslov. Tudi pri nas se še vedno tu in tam dogaja, da kakšna majhna organizacija uporablja tovrstne »brezplačniške« naslove, a običajno se v poslovni in uradni komunikaciji pričakuje, da uporabljamo službene. Pri nas so ti naslovi večinoma oblike »nekaj@domena-organizacije.si«, nekatere organizacije, kot so, denimo, ministrstva, kjer boste našli naslove tipa »nekaj@gov.si«, pa uporabljajo uradne naslove, iz katerih ni razvidna konkretna organizacija, ampak širše delovno področje.
Tudi naslovi oblike »nekaj@guest.arnes.si«, ki jih učitelji zelo pogosto uporabljajo, so službeni, saj gre v tem primeru za naslove v zaprtem omrežju, ki je namenjeno le uporabnikom s področja raziskovalne dejavnosti, izobraževanja in kulture za potrebe njihovega dela oziroma izobraževanja, če gre za učence ali študente.
In zakaj je tako pomembno, da za svojo uradno komunikacijo uporabljamo službene naslove? Z uporabo službenih naslovov v prvi vrsti pokažemo, da smo »internetno pismeni«, in tudi to, da se zavedamo pomena internetne varnosti in pomena varovanja osebnih podatkov in zasebnosti. (Če se sprašujete, o čem govorim, vam priporočam, da, denimo, preberete pogoje rabe pri Googlu.) Ko gre za uradne naslove, ki jih vodi vaša matična organizacija, ali pa gostujejo pri ponudnikih v Sloveniji, tudi veste, da se vaša pošta obravnava v skladu z našo zakonodajo, ki zelo dobro varuje vašo zasebnost in tudi vse občutljive podatke, ki se morebiti nahajajo v taki pošti. Z uporabo uradnih naslovov pridobimo tudi večjo kredibilnost pri naslovniku. Nekatere storitve (kot, denimo, dostop do nekaterih znanstvenih portalov in podobno) pa so celo nedostopne za »brezplačniške« naslove.
